Depuis 1999, nous concevons des événements pour les professionnels
L’organisation d’un événement professionnel est une mission exigeante qui demande rigueur, créativité et anticipation. Que ce soit pour un lancement de marque, un opération de communication, les vœux d’une institution, la sortie d’un nouveau véhicule en concession, une inauguration, une soirée d’entreprise, une journée des familles ou un team building, chaque détail compte pour offrir une expérience mémorable aux participants. Chez Les Fêtes Surprises Événements, nous avons à cœur d’accompagner nos clients dans la conception et la réalisation d’événements sur-mesure.
Voici les étapes essentielles pour garantir le succès de votre projet.
1. Définir les objectifs de votre événement
Avant toute chose, il est crucial de déterminer ensemble l’objectif principal de votre événement : fêter un anniversaire d’entreprise, renforcer la cohésion d’équipe, remercier vos collaborateurs ou encore attirer de nouveaux clients ? Cette démarche vous aidera à orienter vos choix stratégiques.
2. Choisir un concept événementiel fort
Un concept fort est la clé d’un événement marquant. Un thème immersif, des animations participatives, une expérience interactive ou une scénographie travaillée permettront de captiver vos invités et de rendre votre événement inoubliable.
Nous vous aidons à définir celui-ci au travers de votre univers, votre culture d’entreprise et vos valeurs…
3. Planifier et budgétiser le projet
Une bonne organisation repose sur un planning précis et une gestion rigoureuse des postes de dépenses.
Dés le brief, nous échangeons avec vous sur les contraintes de délais et de budget. Dès le début, nous devons valider ensemble la faisabilité du projet par rapport à ces 2 aspects.
- Identification des postes de dépenses prioritaires : lieu, restauration, animations, logistique, communication…
- Planning prévisionnel
Une fois la faisabilité validée, nous pouvons vous établir un devis accompagner d’éléments de présentation : moodboard, déroulé de la journée, fil conducteur, points de vigilance, options…
4. Sélectionner le bon lieu de réception
Le choix du lieu est essentiel pour créer une ambiance en accord avec votre thème. Plutôt interne ou externe à vos locaux ? Dans un espace atypique pour surprendre ou un cadre naturel pour se ressourcer?
Là encore, nous pouvons vous guider et être force de proposition.
5. Soigner l’animation et la scénographie
Les animations participatives, spectacles et activités ludiques sont des atouts majeurs pour dynamiser votre événement et créer du lien entre les participants. Par exemple, les animations déambulatoires sont idéales pour créer du lien et briser la glace auprès d’invités qui ne se connaissent pas.
Nous travaillons avec un très large réseau de prestataires et d’artistes en Normandie et en Ile de France, ce qui nous permet de trouver une réponse adaptée aux besoins de chaque événement.
6. Assurer une communication efficace
Une invitation attrayante et anticipée suffisamment longtemps à l’avance pour garantir la présence de vos invités et un suivi personnalisé permettront de maximiser la participation et d’engager salariés, clients ou partenaires avant, pendant et après l’événement. Là encore, un.e chef.fe de projet vous conseille pour que tout se déroule à merveille !
7. Gérer le jour J avec fluidité
Le jour de l’événement, une bonne coordination des équipes et une anticipation des imprévus sont essentielles. Pour cela, notre équipe met à votre disposition des régisseurs professionnels pour garantir un déroulement sans accroc.
8. Analyser et capitaliser sur l’événement
Une fois l’événement terminé, nous analysons avec vous les retours des participants pour mesurer l’impact et identifier les potentiels axes d’amélioration pour la prochaine édition de votre événement.
Faites confiance à des experts
Organiser un événement demande beaucoup de temps, un savoir-faire et une expertise que notre agence, Les Fêtes Surprises Événements, met à votre service. Nous vous accompagnons de la conception à la réalisation pour faire de votre événement un véritable succès mais aussi pour vous permettre de vous concentrer sur les messages clés à diffuser au cours de celui-ci. Les Fêtes surprises peut aussi vous créer des stands sur-mesure pour vos événements professionnels.
